El objeto del presente procedimiento es regular la recepción, tratamiento, investigación y resolución de denuncias sobre presuntas irregularidades o incumplimientos de la normativa, incluidas las sospechas razonables, que se hayan producido o que muy probablemente puedan cometerse en la Entidad, posibles irregularidades o incumplimientos relacionados con malas prácticas financieras, contables o de cumplimiento normativo.

El canal de denuncias estará a disposición de todas las personas integrantes de la Asamblea de Socios, la Junta Directiva, la Presidencia, el Comité Ejecutivo, Consejo de asesores, todo el personal contratado o voluntario, a quienes actúen en representación de la organización y a todas las personas físicas o jurídicas con las que se relaciona la Entidad en los distintos ámbitos o sectores. Igualmente, se pondrá a disposición de las personas usuarias o sus representantes legales.

El canal de denuncias forma parte del modelo de cumplimiento normativo de la Entidad y se aplicará en todos los centros de trabajo de YMCA, con independencia del lugar del territorio nacional en el que se encuentren, a todo el personal contratado y voluntario, a quienes actúen en representación de la Entidad y a todas las personas físicas o jurídicas con las que la Entidad se relaciona en el desarrollo de su actividad. Así como, a la Junta Directiva, Presidencia, Comité Ejecutivo y Comisión de Asesores.

Confidencialidad. La identidad del denunciante será confidencial, no pudiendo revelarse sin su consentimiento expreso a ninguna persona que no sea personal competente para recibir y gestionar las denuncias, con las excepciones que pueda establecer el derecho de la Unión Europea o normativa legal española en el contexto de las investigaciones llevadas a cabo por las autoridades o en el transcurso de procesos judiciales. Por este motivo, YMCA garantizará que ningún tipo de información del expediente de denuncia se conozca por persona no autorizada a recibir, valorar o investigar la denuncia. Se dará especial protección a la identidad de la persona denunciante evitando el uso de cualquier tipo de dato directo o indirecto con el que se pueda conocer la identidad y se garantizará la ausencia de represalias hacia esta persona.

Indemnidad. Toda persona que denuncie de buena fe gozará de la debida protección conforme a lo establecido en la normativa aplicable. Por este motivo, YMCA no permitirá la adopción de cualquier tipo de represalia o tentativa de represalia contra la persona denunciante como consecuencia de la denuncia interpuesta.

Se entenderá por represalia cualquier acto u omisión prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informante, o por haber realizado una revelación pública. A estos efectos y a título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma:

1. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el periodo de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos, cualquier modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en un indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofreciera un trabajo indefinido, salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas y ajenas a la presentación de la comunicación.
2. Los daños incluidos de carácter reputacional, o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
3. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
4. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
5. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
6. Denegación de formación.
7. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.

A los efectos de lo dispuesto en el párrafo anterior, cuando la represalia o tentativa de represalia proceda de la persona denunciada, de las víctimas, de los afectados o de terceros intervinientes directa o indirectamente en los hechos, YMCA adoptará las medidas necesarias y correspondientes en cada caso para la protección de la persona denunciante. Dicha protección de adopción de represalias se hace extensiva a las personas que hayan cooperado con el denunciante para favorecer la denuncia, terceros que puedan estar relacionados con el denunciante en el entorno laboral.

Asimismo, el canal de denuncias se ha diseñado para que el denunciante que desee mantener el anonimato pueda hacerlo con las garantías suficientes. En este sentido, si el denunciante opta libremente por ocultar su identidad, el informe de resolución de la denuncia procurará no hacer referencia a la identidad del denunciante ni de las partes implicadas, en aras a garantizar la debida confidencialidad.

Protección de datos. La Entidad tratará los datos personales recabados en el procedimiento con arreglo al tratamiento específico que, para las comunicaciones por los Canales de denuncia establece de manera expresa la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales o cualquier otra que sustituya a esta.

En cualquier caso, no se recopilarán datos personales que no resulten necesarios, o si se recopilasen por accidente, estos han de eliminarse sin dilación indebida.

Si la persona investigada ejerciera el derecho de oposición al tratamiento de sus datos personales, se entenderá que existen motivos suficientes que legitiman el proceso, excepto si se presenta prueba fehaciente en contrario.
El acceso a los datos personales contenidos en el sistema interno de información quedará limitado, dentro del ámbito de sus competencias y funciones, exclusivamente a los siguientes sujetos:

1. Responsable del sistema y a quien lo gestione directamente.
2. Responsable de recursos humanos, cuando pudiera proceder la adopción de medidas disciplinarias contra un/a trabajador/a.
3. Responsable de los servicios jurídicos de YMCA.

Información. El denunciante tendrá derecho a ser informado acerca de la recepción y de la posterior y eventual gestión de la denuncia, así como del resultado final de la misma. De igual modo, se deberá mantener la confidencialidad de la información gestionada que deba guardar este principio.

Posibilidad de elegir. El denunciante tendrá la potestad de elegir el cauce de la denuncia que considere más conveniente, incluida la interposición de la denuncia ante el organismo judicial competente. En este supuesto, la denuncia quedará suspendida hasta la resolución de esta en la vía judicial. Finalizado el procedimiento judicial YMCA actuará de conformidad con la resolución alcanzada en esta vía.

Información limitada. Al denunciante, en el proceso de formulación de la denuncia, no se le podrán solicitar datos que no sean estrictamente necesarios para tramitar la denuncia. Posteriormente, no se podrán solicitar ni conservar los que no sean estrictamente necesarios para la resolución de la denuncia. En todo caso, se evitará la revictimización de la persona denunciante, si nos encontráramos ante la comisión de un posible delito o falta.

La información facilitada por el denunciante no podrá ser utilizada para otros fines distintos a la investigación de los hechos denunciados. En el caso de que la denuncia aportada contenga información referida al secreto industrial o comercial o aquella que pudiera afectar a intereses comerciales, económicos, estratégicos, de seguridad o de terceros implicados, estas deberán emplearse para lo estrictamente necesario en el proceso de investigación de la denuncia, no pudiendo revelarse, ni compartirse, para fines distintos de la misma.

Presunción de inocencia y a la defensa del denunciado. Se preservará la presunción de inocencia y el derecho a la defensa del denunciado, facilitándole información suficiente, clara y concreta que le permita conocer los hechos que se le imputan, así como las circunstancias necesarias para facilitar el efectivo ejercicio de su derecho y, en su caso, la presentación de alegaciones y pruebas en contrario.

Asimismo, tendrá derecho a que en los plazos establecidos para tal efecto se le notifique que se ha presentado una denuncia contra él.

Será objeto de denuncia, aquella información referida a infracciones penales y/o administrativas graves o muy graves, en sentido amplio sospechas razonables, infracciones reales o potenciales, que se hayan producido o que sea probable que se produzcan, ya sea por acción u omisión.

Conforme a la normativa vigente se deberá informar:

1. Cualquier acción u omisión que pueda constituir infracción del Derecho de la Unión Europea, conforme a lo establecido en el ámbito material de aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
2. Las acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave.
3. Cualquier otra información de irregularidades que pueda determinarse conforme a lo establecido en la presente Política.

A título ilustrativo, sin que esta relación sea considerada como “númerus clausus”, se podrá considerar como hecho denunciable aquellos que se puedan incluir en los siguientes grupos:

1. Acoso moral/Acoso sexual. Trato degradante que menoscaba la dignidad de una persona o perjudica su salud física y/o mental. Acciones como, petición de favores sexuales con el objetivo de obtener un acto sexual no deseado provocando situación intimidatoria, hostil o humillante.
2. Discriminación. Trato desfavorable por razón de origen, sexo, edad, discapacidad, opinión política o religiosa o cualquier otro criterio definido por el ordenamiento jurídico.
3. Corrupción y tráfico de influencias. Pago de sobornos entre entidades para obtener ventajas competitivas. Influencia en una autoridad utilizando una situación privilegiada para obtener un beneficio.
4. Fraude o conflicto de intereses. Facturas falsas, manipulación de cheques, reclamación de gastos ficticios, fraude en el cambio de cuentas bancaria…
   Interés personal que interfiere con el cumplimiento de las obligaciones profesionales en el interés de la Entidad o conflicto de intereses en cualquier tipo de acción relacionada con el desenvolvimiento profesional.
5. Delitos financieros. Blanqueo de capitales, infringir de manera intencionada obligaciones tributarias, uso de información privilegiada para causar daño a una persona, entidad o empresa.
   Utilización de manera indebida de los activos de la empresa, ya sea para un beneficio propio o para beneficios de terceros ya sean estos personas físicas o jurídicas.
6. Seguridad y salud laboral. Conductas y/o actuaciones que se realizan de manera intencionada y con el ánimo de causar un daño contra la salud y la seguridad en el trabajo.
   Conductas que atenten contra la salud y seguridad de los usuarios, residentes o personas atendidas en cada servicio y/o recurso.
7. Propiedad intelectual o industrial. Revelación de informaciones cuya divulgación a otra/s persona/s puede afectar a los intereses económicos de YMCA.
8. Actuaciones contra los derechos humanos.

Para evitar el conflicto de intereses en el procedimiento, todas las personas que intervengan en cada parte del proceso para alcanzar la resolución de la denuncia deberán firmar una Declaración responsable de ausencia de conflicto de intereses.

En el supuesto de que una persona que intervenga en alguna actuación del procedimiento y en el desempeño de las funciones de su puesto de trabajo surgiera un conflicto de intereses, la persona afectada deberá ponerlo en comunicación del Comité de ética y abstenerse de actuar. Debiendo, igualmente, guardar la confidencialidad de la totalidad de la información conocida en el proceso realizado.

Para asegurar la trazabilidad del proceso en cada etapa se realizará un registro de la siguiente información:

• Número de la denuncia
• Etapa del procedimiento: (recepción de la denuncia, proceso de valoración, proceso de investigación o resolución)
• Persona que realiza el registro
• Fecha de generación del registro
• Siguiente etapa del procedimiento.
• Resolución; incluirá además de las conclusiones, los informes emitidos, cuestiones a resolver, comunicaciones a realizar.

El Canal de Denuncias de YMCA admitirá denuncias tanto anónimas como nominales. No obstante, con la finalidad de poder realizar una investigación de los hechos de manera más pormenoriza y dirigida a obtener una resolución más ajustada, se recomienda la interposición de denuncias nominales. En cualquiera de los casos, las personas encargadas de la ejecución del procedimiento actuarán con la misma diligencia en cada una de las denuncias interpuestas.

La persona que tuviera conocimiento de una irregularidad podrá comunicarlo por medio de una de las siguientes vías:

• De forma personal y verbal ante el Comité de Ética, que se encargará de recogerla por escrito, junto con la firma del denunciante.
• Por correo electrónico a la siguiente dirección canal.etico@ymca.es, quien informará del asunto al Comité de Ética.
• Mediante carta o nota interna dirigida al Comité de Ética.
• A través de la zona habilitada al efecto en la página web de YMCA, que será recibida por canal.etico@ymca.es (Presentar denuncia).

La comunicación debe ser lo más descriptiva y detallada posible, facilitando de esta forma al receptor la identificación de la conducta potencialmente irregular y de la/s persona/s departamento/s implicado/s.

Si quien ha sido informado de la conducta irregular es el superior jerárquico, será él quien deba realizar la comunicación al Comité de Ética a través de las vías señaladas anteriormente, salvaguardando en todo caso, la máxima confidencialidad al respecto.

Para que la denuncia pueda ser comunicada como tal, debe contener unos elementos mínimos para que se produzca la posterior investigación en caso de que sea necesaria, la comunicación de la denuncia contendrá, en la medida de lo posible, la siguiente información:

• Datos de la persona denunciante. (Si la denuncia no es anónima).
• Exposición clara y detallada de los hechos denunciados:
  
  • Descripción de la conducta potencialmente irregular. Se detallará en que consiste la denuncia, medios que han servido para la realización de la conducta y todos aquellos datos que se consideren relevantes para el esclarecimiento de los hechos.
  • Fecha aproximada de los hechos denunciados. Momento en el que ocurrió o ha estado ocurriendo el hecho y si continúa sucediendo.
  • Lugar donde han ocurrido los hechos. Identificación del lugar, departamento o área en el hayan ocurrido los hechos.
  • Conoce a la persona o las personas causantes del comportamiento denunciado. Identificación, si procede, a la/las persona/as involucrada/as con el comportamiento denunciado (Nombre, departamento, área, centro… a la que pertenece) y vinculación de la persona o personas denunciadas al departamento, área o empresa.
  • Conoce si hay personas conocedoras del comportamiento denunciado. Identificación de las personas con conocimiento del comportamiento denunciado (Nombre, departamento, área, centro… a la que pertenece).
  • Conoce si hay terceras personas afectas por el comportamiento denunciado. Identificación de las personas afectadas por el comportamiento denunciado. (Nombre, departamento, área, centro… a la que pertenece).
• Impacto económico y en los procesos de los hechos denunciados.
  
  • ¿Tiene impacto económico?
  • Si procede, cuantía aproximada del impacto (en euros).
  • ¿Tiene impacto en los procesos de la entidad?
  • Si procede, en que procesos.
• Documentación adicional.
  
  • Documentos, archivos u otra información que se estime relevante para la evaluación y resolución de la denuncia.

El Canal de denuncias se empleará de forma responsable y adecuada. La notificación de unos hechos falsos, sin ningún tipo de justificación o evidencia de veracidad, con una actitud maliciosa y moralmente deshonesta, supone una infracción de la buena fe contractual, que puede derivarse en medidas disciplinarias si la persona denunciante es trabajadora de la Entidad y estarán ajustadas al Convenio Colectivo vigente, en el momento de la interposición de la denuncia.

Si realizado el proceso de investigación se concluye que los hechos declarados son falsos y que la denuncia ha sido presentada por la persona denunciante con actitud maliciosa y mala fe:

1. Se archivará la denuncia, motivando las causas que han resuelto el archivo de esta, finalizando el periodo de investigación.
2. Se dará traslado a la persona responsable del departamento de recursos humanos, quien en coordinación con el Comité de ética acordarán la medida disciplinaria que se impone ante la denuncia falsa, de conformidad con el Convenio Colectivo vigente en el momento de la interposición de la denuncia calificada como falsa y siguiendo el procedimiento establecido.
3. Se abrirá el proceso disciplinario, de conformidad con el trámite correspondiente establecido en el Convenio Colectivo de aplicación, y se resolverá con la resolución que proceda, según el acuerdo alcanzado.

Las denuncias serán recepcionadas por dos personas de YMCA, con la finalidad de evitar subjetividades. Estas personas recibirán la denuncia formulada, la clasificará, generará el dosier y comunicará a la persona denunciante (cuando no sea anónima) el registro de la denuncia, los plazos establecidos para la resolución de esta y los aspectos básicos del procedimiento de investigación.

Las personas que recepcionan la denuncia emitirán un acuse de recibo en el plazo máximo de 7 días hábiles, a contar desde el siguiente a su recepción, por idéntica vía por la que esta fue interpuesta, asignando un número de seguimiento y generando un dosier con toda la información recibida, informando, asimismo, de los derechos y obligaciones que le corresponden, excepto si no fuera posible por encontrarnos ante una denuncia anónima.

La denuncia deberá ser individual. En caso de que varias personas tengan conocimiento del mismo hecho o circunstancia que deba ser comunicado, cada una de ellas deberá formalizar la comunicación de manera individual a través de las vías habilitadas para tal fin.

La valoración e investigación de la denuncia serán realizados por el Comité de ética de YMCA, que actuarán con independencia de criterio y de acción, absteniéndose de revelar información, datos, informes o antecedentes a los que tenga acceso en el ejercicio de su cargo, así como de utilizarlos en beneficio propio o de terceras personas, sin perjuicio de las obligaciones de transparencia e información previstas y de acuerdo con la legislación vigente. La obligación de confidencialidad de las personas integrantes subsistirá aun cuando hayan cesado en el cargo. Las personas integrantes del Comité de ética formalizarán la declaración de ausencia de conflicto de intereses.

Valoración de la denuncia
Presentada la denuncia se podrán generar los siguientes resultados:

1. Admisión de la denuncia. Los hechos descritos son hechos denunciables, pueden suponer un acto ilícito o contrario a las disposiciones legales vigentes.
2. Inadmisión de la denuncia. Los hechos descritos son de naturaleza distinta a los mencionados en el punto anterior o nos encontramos ante una denuncia falsa o maliciosa, se procederá al archivo de las actuaciones o en su defecto a tratar los hechos descritos en el área adecuada.

En los dos casos, el Comité de Ética deberá informar, de manera escrita, a la persona denunciante de la decisión adoptada y el motivo del archivo o de la admisión de la denuncia, excepto si se hubiera utilizado el Canal de Denuncias para un uso inadecuado.

Admisión de la comunicación
El Comité de Ética será el encargado de llevar a cabo las diligencias necesarias para el esclarecimiento de los hechos notificados, pudiendo solicitar apoyo de especialistas en caso de duda o necesidad, debiendo cumplir igualmente los especialistas con los principios, derechos y obligaciones presentes en este procedimiento.

Para el debido desarrollo de la investigación se podrán practicar todas las diligencias o investigaciones que se consideren oportunas para comprobar la veracidad de la información notificada, admitida por la legislación laboral vigente y siguiendo el procedimiento establecido en la misma.

Estas diligencias podrán consistir, sin ser una relación cerrada, en:

1. Entrevistas con el investigado o con otras personas que serán debidamente documentadas y registradas.
2. Solicitudes de información y documentación al investigado o a terceros.
3. Recabar toda la información o documentación que se estime necesaria a todas las áreas, respetando la normativa aplicable en materia de protección de datos, el derecho laboral aplicable y los derechos fundamentales del investigado.
4. Solicitar el apoyo de investigadores externos para el análisis de determinada información, si se considerara imprescindible para la resolución del caso.
5. Cualquier otra diligencia que el Comité de Ética considere necesaria para llevar a cabo la investigación.

Todas las diligencias practicadas por el Comité de Ética serán confidenciales y deberán ser reflejadas por escrito para acreditar que han sido llevadas a cabo.

Informe de la investigación
Una vez finalizada la investigación, el Comité Ético elaborará un informe de conclusiones que recogerá los siguientes elementos:

1. Aspectos generales de la denuncia.
2. Relación de hechos y apreciaciones obtenidas de la investigación relevantes.
3. Conclusiones y valoración de los hechos.
4. Propuesta de actuación:
   
   • Propuesta de archivo de la denuncia. Si se ha concluido que el hecho denunciado no es constitutivo de infracción, que no aparecen suficientemente justificadas las actuaciones denunciadas o que no se ha acreditado suficientemente que los hechos hayan sido cometidos por la persona denunciada.
   • Propuesta de continuación del procedimiento. Si se ha concluido que el hecho denunciado es constitutivo de infracción. En este caso, se debe incluir en un último apartado en el que se identifiquen las medidas correctivas recomendadas a adoptar y, en su caso, las sanciones susceptibles de ser adoptadas contra las personas responsables de los hechos, de acuerdo con lo establecido en el convenio colectivo de referencia (personas trabajadoras) o de conformidad con las condiciones establecidas contractualmente (empresas proveedoras) o
     documento de referencia (personal voluntario). Estas medidas serán adoptadas por el Comité de Ética.

Resolución de la investigación
La investigación puede resolverse con diferentes resultados:

1. Se resuelve que la denuncia se ha presentado con información falsa, insustancial o engañosa (denuncia de mala fe). Resolver que una denuncia es falsa será considerada como falta muy grave y se valorará la posibilidad de sancionar de conformidad a lo establecido en la normativa que le afecte a la persona denunciante. Se desestimará la denuncia y se propondrá el archivo del expediente.
2. Se resuelve que no ha quedado suficientemente acreditada la existencia o comisión de ninguna irregularidad, acto contrario a la legalidad o a la normativa interna; se propondría dar por concluido el expediente sin necesidad de adoptar ninguna medida, procediéndose a su archivo. Todo el proceso debe estar documentado y argumentado.
3. Se resuelve acreditada la existencia de infracción: si se determina que ha quedado acreditada la comisión de alguna irregularidad, acto contrario a la ley o a las normas internas de la Entidad se aplicará la medida acordada y se dará traslado al Órgano de Gobierno para su conocimiento.

En el caso de que la investigación de la denuncia concluya que los hechos denunciados son constitutivos de delito, el Órgano de Gobierno tomará las medidas oportunas para que estos delitos puedan ser puestos en conocimiento de la Fiscalía o el Juzgado de Instrucción para investigarlos.

Se comunicará a las partes interesadas el resultado de la investigación:

1. A la persona denunciante. Se debe informar de cómo se ha resuelto la investigación de la denuncia.
2. A la persona denunciada. Se debe informar de cómo se ha resuelto la investigación de la denuncia, y la propuesta de medida adoptada.
3. A la persona encargada del seguimiento del cumplimiento de la medida. Se le debe informar de cómo se ha resuelto la investigación de la denuncia y la sanción que se aplicará a la persona o personas denunciadas.
4. Al Órgano de Gobierno. Se le debe comunicar un informe agregado del resultado de las denuncias recibidas y su resolución como una buena práctica de transparencia y buen gobierno.

Cierre del dosier de la denuncia
Una vez que se ha comunicado a todas las partes implicadas la resolución de la denuncia, se han propuesto las sanciones oportunas y se han detectado las posibles áreas de mejora, se cerrará el dossier de la denuncia, comprobando que están incluidos los registros que se han ido generando en las etapas del procedimiento para garantizar la trazabilidad de este. Igualmente, se verificará que se haya incluido toda la documentación de la investigación y las conclusiones de esta. Por último, se cerrará y archivará el dossier y se dará por finalizado el procedimiento de gestión de denuncias.